PAYAKUMBUH – Tertib arsip bukan sekadar urusan menyimpan dokumen, tetapi menjadi bagian penting dalam menjaga memori pemerintahan, mendukung kelancaran pelayanan publik, serta mewujudkan tata kelola pemerintahan yang akuntabel.
Berangkat dari kondisi tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Payakumbuh melaksanakan pembinaan kearsipan bagi aparatur Kecamatan Payakumbuh Utara dan pengelola kearsipan kelurahan se-Kecamatan Payakumbuh Utara, Selasa (3/11/2026).
Kegiatan yang berlangsung di Aula Kantor Kecamatan Payakumbuh Utara tersebut dibuka oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Payakumbuh, Erwan, bersama Camat Payakumbuh Utara, Arini Nesa Putri, Kegiatan diikuti aparatur kecamatan serta pengelola kearsipan pada masing-masing kelurahan di lingkungan Kecamatan Payakumbuh Utara.
Dalam sambutannya, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Payakumbuh menyampaikan bahwa pengelolaan arsip merupakan tanggung jawab setiap perangkat daerah, termasuk kecamatan dan kelurahan. Arsip tidak boleh dipandang hanya sebagai tumpukan dokumen administratif, melainkan sebagai sumber informasi dan bukti pertanggungjawaban atas setiap pelaksanaan tugas pemerintahan.
Menurutnya, pengelolaan arsip yang baik harus dimulai dari kesadaran aparatur dalam menciptakan, menerima, mengelola, menyimpan hingga melakukan penyusutan arsip sesuai ketentuan. Dengan demikian, ketika dokumen dibutuhkan, informasi dapat ditemukan secara cepat, tepat, dan dapat dipertanggungjawabkan.
“Kami berharap melalui kegiatan ini, aparatur kecamatan dan kelurahan semakin memahami bahwa tertib arsip merupakan bagian dari tertib administrasi pemerintahan. Pengelolaan arsip harus menjadi budaya kerja, bukan sekadar kegiatan yang dilakukan ketika ada pemeriksaan atau pengawasan kearsipan,” ungkapnya.
Sementara itu, Camat Payakumbuh Utara, Arini Nesa Putri, menyampaikan apresiasi dan terima kasih kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Payakumbuh atas pelaksanaan pembinaan tersebut. Menurutnya, kegiatan ini menjadi kesempatan penting bagi aparatur kecamatan dan kelurahan untuk meningkatkan pemahaman sekaligus memperbaiki praktik pengelolaan arsip di lingkungan kerja masing-masing.
Ia berharap ilmu dan pengetahuan yang diperoleh tidak berhenti pada kegiatan pembinaan, tetapi dapat diterapkan secara nyata, mulai dari penataan dokumen, pemberkasan, penyimpanan hingga kemudahan dalam menemukan kembali arsip saat diperlukan.
“Kami berharap seluruh peserta dapat mengikuti kegiatan ini dengan baik dan menerapkan pengetahuan yang diperoleh di unit kerja masing-masing. Tertib arsip membutuhkan komitmen bersama, karena arsip yang dikelola dengan baik akan sangat membantu kelancaran tugas pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat,” ujarnya.
Materi pembinaan disampaikan oleh Kepala Bidang Kearsipan Kota Payakumbuh, Arsiparis Ahli Madya, Liza Zulfayanti, serta Arsiparis Mahir, Darmendra. Materi Pembinaan Kearsipan meliputi pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif, penataan dan pemberkasan arsip berdasarkan klasifikasi arsip, serta tata cara penyimpanan, pemeliharaan, dan penemuan kembali arsip.
Melalui kegiatan ini, peserta juga diberikan pemahaman mengenai pentingnya konsistensi dalam menerapkan kaidah kearsipan, sehingga setiap dokumen pemerintahan memiliki pengelolaan yang jelas dan dapat ditelusuri ketika dibutuhkan.
Pembinaan ini merupakan bagian dari upaya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Payakumbuh dalam memperluas budaya sadar arsip hingga ke tingkat kecamatan dan kelurahan. Sebab, penyelenggaraan kearsipan yang baik tidak hanya bertumpu pada kebijakan dan regulasi, tetapi juga membutuhkan aparatur yang memahami serta menjalankan praktik kearsipan dalam pekerjaan sehari-hari.
Dari kecamatan hingga kelurahan, setiap arsip memiliki nilai dan cerita tentang jalannya pemerintahan. Ketika arsip dikelola secara tertib, bukan hanya dokumen yang terjaga, tetapi juga informasi, bukti kerja, dan akuntabilitas pelayanan publik. (Syafrianto.I)
0 Komentar