Payakumbuh — Pemerintah Kota Payakumbuh melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan melaksanakan Pengawasan Kearsipan Internal terhadap perangkat daerah se-Kota Payakumbuh.
Kegiatan yang berlangsung April hingga Juni 2026 ini menjadi bagian dari upaya memperkuat tata kelola kearsipan sekaligus mendorong terciptanya budaya tertib arsip di lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh.
Pengawasan kearsipan tersebut berpedoman pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan. Objek pengawasan mencakup sekretariat pada masing-masing perangkat daerah yang melaksanakan fungsi sebagai Unit Pengolah (UP) dan Unit Kearsipan (UK).
Lebih dari sekadar pemeriksaan kelengkapan administrasi, pengawasan ini diarahkan untuk mendorong perangkat daerah meningkatkan kualitas pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku.
Penerapan Srikandi menjadi salah satu perhatian penting dalam pengawasan kearsipan tahun 2026. Pengelolaan arsip secara elektronik dinilai melalui berbagai aspek, antara lain pembuatan naskah dinas sesuai tata naskah, pembubuhan tanda tangan elektronik, pengiriman naskah melalui aplikasi Srikandi, pemberkasan arsip, hingga pemindahan arsip inaktif sesuai ketentuan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Di sisi lain, pengawasan juga mencakup pengelolaan arsip konvensional, sumber daya manusia kearsipan, serta ketersediaan sarana dan prasarana kearsipan. Setiap perangkat daerah juga harus memiliki ruang record centre sebagai bagian dari pelaksanaan fungsi Unit Kearsipan.
Pada Unit Kearsipan, aspek yang menjadi perhatian meliputi pengendalian naskah dinas masuk dan keluar, pelayanan arsip inaktif, penataan dan pemeliharaan arsip, pelaksanaan penyusutan, hingga ketersediaan arsiparis dan pengelola arsip yang tersertifikasi.
Sementara dari sisi sarana dan prasarana, turut diperhatikan ketersediaan ruangan dan peralatan penyimpanan arsip inaktif yang sesuai kriteria dan berfungsi dengan baik.
Untuk mendukung proses pengawasan, setiap perangkat daerah diminta mempersiapkan bukti dukung sesuai aspek penilaian. Di antaranya berupa contoh naskah dinas, sarana pencatatan naskah masuk dan keluar, sarana peminjaman arsip, daftar arsip aktif, dokumentasi penyusutan, Surat Keputusan pengelola arsip, sarana dan prasarana kearsipan, serta bukti penerapan Srikandi, termasuk surat masuk dan keluar, surat yang ditindaklanjuti melalui Srikandi, penggunaan tanda tangan elektronik, dan pemberkasan surat pada aplikasi.
Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan Internal Perangkat Daerah dilakukan secara bertahap sesuai jadwal yang telah ditetapkan, dimulai dari tanggal 6 April 2026 ke seluruh perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh hingga tanggal 2 Juni 2026.
Melalui pengawasan kearsipan ini, Pemerintah Kota Payakumbuh terus mendorong agar pengelolaan arsip tidak berhenti pada pemenuhan administrasi, tetapi menjadi bagian dari budaya kerja setiap perangkat daerah.
Arsip merupakan sumber informasi penting yang harus dikelola secara tertib, sistematis, aman, dan dapat diakses sesuai ketentuan untuk mendukung penyelenggaraan pemerintahan.
Penguatan pengelolaan arsip, termasuk melalui penerapan Srikandi, juga menjadi bagian dari langkah Pemerintah Kota Payakumbuh dalam membangun tata kelola pemerintahan yang semakin efektif dan akuntabel.
Pengelolaan arsip yang baik akan memastikan setiap proses administrasi pemerintahan memiliki rekam jejak yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Payakumbuh berkomitmen menjadikan Pengawasan Kearsipan Internal sebagai bagian dari pembinaan yang dilakukan secara berkelanjutan.
Melalui pengawasan, evaluasi, dan perbaikan yang konsisten, diharapkan tertib arsip semakin mengakar dalam budaya kerja perangkat daerah serta mampu mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang profesional, transparan, dan akuntabel (Syafrianto,I)
0 Komentar